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Information sur le traitement des données à caractère personnel à destination de nos partenaires commerciaux

La protection des données à caractère personnel nous tient à cœur. Ainsi, nous vous informons ci-après de la manière dont nous collectons, sauvegardons et traitons vos données à caractère personnel, ainsi que de vos droits.

Nos partenaires commerciaux sont nos clients, nos distributeurs et nos divers prestataires de service.

Cette information vient compléter notre déclaration de protection des données générale consultable sur notre site internet.

1. Responsable du traitement des données

Le responsable du traitement des données est :
HIWIN SAS

17 rue des Cigognes – Immeuble Le Méléze

67960 Entzheim France

Téléphone : +33 3 88 28 84 80

E-mail: contact@hiwin.fr

Notre délégué à la protection des données est joignable par courrier postal ou par e-mail sous :


Christoph Boser
E-mail: datenschutz@hiwin.de
Tel: +33 3 88 28 84 80


2. Pourquoi traitons-nous vos données ? (Finalités du traitement)

Dans le cadre de la collaboration avec ses partenaires commerciaux, HIWIN traite des données personnelles aux fins suivantes :

  • Etablissement et exécution de relations contractuelles ou réalisation de mesures pré-contractuelles ;
  • Communication avec des partenaires commerciaux sur des produits, des services ou des projets, par exemple pour traiter des demandes ou des commandes du partenaire commercial ;
  • Planification, réalisation et gestion de la relation commerciale entre HIWIN et le partenaire commercial, par exemple pour traiter la commande de produits et de services, effectuer et encaisser des paiements, traitement à des fins de comptabilité, de facturation et de recouvrement de créances, et pour effectuer des livraisons, des activités de maintenance ou des réparations ;
  • Maintien et protection de la sécurité de nos produits et services ainsi que de notre site web ;
  • Respect des exigences légales (par exemple en matière fiscale, lutte contre le blanchiment d’argent);
  • Prévention et gestion des risques en matière de sécurité, fraude ou autres actions criminelles;
  • Règlement amiable des litiges, application des contrats existants et pour la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice.

3. Sur quelle base juridique traitons-nous vos données ?

Aux fins mentionnées précédemment, HIWIN traite les catégories suivantes de données personnelles, le cas échéant :

  • Les informations de contact, comme le nom et prénom, l’adresse commerciale, le numéro de téléphone professionnel, le numéro de téléphone portable professionnel, le numéro de fax professionnel et l’adresse e-mail professionnelle ;
  • Les données de paiement, comme les renseignements nécessaires pour le traitement des paiements ou la prévention des fraudes, lors des paiements par carte de crédit, les informations de la carte ainsi que le numéro de contrôle de la carte ;
  • Les informations dont le traitement est nécessaire dans le cadre d’un projet ou de l’établissement du contrat, de l’exécution et de la réalisation du contrat avec HIWIN ;
  • D’autres informations, qui nous sont indiquées volontairement par nos interlocuteurs, comme les interlocuteurs internes et externes ou les souhaits d’exécution particuliers Les produits ou les services achetés au préalable, ainsi que leur historique Les informations provenant de sources accessibles au public, des bases de données d’informations ou d’organismes de crédit ;
  • Si nécessaire, dans le cadre de nos obligations en matière de compliance: Informations sur les procédures judiciaires pertinentes et autres litiges, dans lesquels les partenaires commerciaux sont impliqués.

5. Destinataires des données
Au sein de notre entreprise, nous ne donnons vos données personnelles qu’aux services et personnes qui en ont besoin dans l’exercice de leurs obligations légales et contractuelles ou aux services et personnes impliquées lors d’un traitement fondé sur notre intérêt légitime, selon l’article 6 paragraphe 1 point f RGPD.

Lors du traitement de vos données personnelles, nous pouvons également faire appel à des prestataires de services ; par exemple lors de la maintenance et de l’entretien de nos logiciels et de l’infrastructure IT. Vos données personnelles sont alors transmises en notre nom au prestataire concerné et traitées par celui-ci, conformément à l’article 28 RGPD. Les catégories de destinataires sont par exemple les entreprises qui nous assistent dans le cadre des activités suivantes : Prestations IT, protection contre la cybercriminalité, sauvegarde des données, prestations de marketing, réalisation d’études de marché, gestion des procédures de paiement. Nous limitons la transmission des données au strict minimum.

Dans certains cas, nous transmettons également vos données personnelles à des partenaires contractuels qui proposent nos produits en tant que distributeurs ou commerçants.

Lorsque nous partageons des données personnelles avec d’autres partenaires commerciaux, nous exigeons de leur part qu’ils protègent et traitent vos données conformément aux dispositions en vigueur sur la protection des données. Le traitement des données et le transfert sont réalisés sur la base de l’article 6 para. 1 point f RGPD. Les intérêts légitimes résident dans la mise en place d’une structure de distribution efficace et proche des clients. Le transfert peut par ailleurs se fonder sur votre consentement explicite. Si vous ne souhaitez pas que vos données soit transférées , vous pouvez nous en informer à tout moment et, le cas échéant, révoquer votre consentement. Cela peut avoir une influence sur le traitement de votre demande et l’exécution de de votre commande.

Les destinataires des données personnelles peuvent également être des institutions et des organismes publics s’il existe une obligation légale ou une demande officielle (par exemple police, ministère public, autorités de surveillance, administration fiscale). Aucun transfert à des tiers à des fins publicitaires n’est effectuée sans votre consentement explicité.

6. Transmission des données personnelles aux entreprises affiliées du groupe HIWIN

Le cas échéant, HIWIN communique des données personnelles aux finalités mentionnées ci-dessus aux autres filiales ou établissements du groupe HIWIN. Si cela est nécessaire dans le cadre de l’exécution de la relation d’affaires avec notre partenaire commercial


Les entreprises du groupe HIWIN peuvent être sises en dehors de l’UE et de l’espace économique EEE (pays tiers). Des données personnelles ne sont transférées dans des pays tiers que si nous avons conclus avec les destinataires des clauses contractuelles standard ou mis en place des Binding Corporate Rules ou dans le cadre du Privacy Shield.

La base du traitement des données est l’article 6 paragraphe 1 point b RGPD, qui légitime le traitement des données pour la réalisation d’un contrat ou des mesures pré-contractuelles, ainsi que l’article 6 paragraphe 1 point f RGPD conformément aux autres intérêts légitimes indiqués plus haut (voir également points 2, 3 et 5).

7. Transfert des données dans un pays tiers
Un transfert de données à des tiers dans un pays en dehors de l’UE et de l’espace économique EEE n’est pas prévue.

8. Combien de temps les données sont-elles enregistrées ?

Si nécessaire, nous traitons et enregistrons vos données personnelles pour la durée de notre relation commerciale. De plus, nous sommes soumis à différentes obligations de conservation et de documentation. Les délais qui y sont prescrits pour la conservation et la documentation sont de deux à dix ans, et peuvent aller jusqu’à trente ans dans certains cas.

Nous ne sauvegardons et n’utilisons vos données que pour une durée appropriée après la fin du contrat, afin de vous tenir au courant de nos prestations et de nos offres et vous faire parvenir des informations. Cela se fait sur la base de l’article 6 paragraphe 1 point f RGPD. Après ce délai, nous effaçons vos données personnelles. Si, après ce délai, des données sont nécessaires à des fins professionnelles légitimes analytiques, historiques ou autres, nous prenons des mesures appropriées pour anonymiser ces données.

9. Enfants
Notre offre s’adresse uniquement aux adultes. Les personnes de moins de 18 ans ne peuvent pas nous transmettre de données personnelles sans l’accord de leurs parents ou de leur tuteur légal.

10. Prise de décision automatique
Pour la mise en place, l’exécution ou la réalisation de la relation commerciale, ainsi que pour des mesures pré-contractuelles, nous n’appliquons aucune prise de décision entièrement automatique, conformément à l'article 22 RGPD. Si nous appliquons cette procédure dans des cas individuels, nous vous en informerons ou vous demanderons votre consentement.

11. Quels sont mes droits concernant mes données personnelles ?
Si des données à caractère personnel vous concernant sont traitées, vous êtes la personne concernée au sens du RGPD et vous bénéficiez des droits suivants vis-à-vis du responsable du traitement :

Droit d'accès à l'information

Vous pouvez demander au responsable de confirmer si des données à caractère personnel vous concernant sont traitées.

Droit de rectification

Vous avez le droit de demander au responsable du traitement de corriger et/ou de compléter les données si les données à caractère personnel traitées vous concernant sont incorrectes ou incomplètes. Le responsable du traitement doit effectuer la correction sans délai.


Droit à la limitation du traitement

Dans les conditions suivantes, vous pouvez demander la limitation du traitement des données à caractère personnel vous concernant :

  • (1) si vous contestez l'exactitude des données à caractère personnel vous concernant pendant une période permettant au responsable de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel ;
  • (2) si le traitement est illicite et vous vous opposez à l'effacement des données à caractère personnel et demandez à la place la limitation de l'utilisation des données à caractère personnel ;
  • (3) si le responsable du traitement n'a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement, mais vous en avez besoin pour exercer ou défendre des actions en justice ou
  • (4) si vous vous êtes opposé au traitement conformément à l'article 21, paragraphe 1 RGPD et qu'il n'a pas encore été établi si les motifs légitimes invoquées par le responsable du traitement l'emportent sur vos motifs.

Droit à l’effacement
Vous pouvez demander au responsable d'effacer sans délai les données à caractère personnel vous concernant.

Droit à l'information
Si vous avez fait valoir votre droit de rectification, d'effacement ou de limitation du traitement des données à caractère personnel vous concernant, le responsable du traitement notifie à chaque destinataire auquel les données à caractère personnel ont été communiquées toute rectification ou tout effacement de données à caractère personnel ou toute limitation du traitement effectué, à moins qu'une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.

Le responsable du traitement vous fournit des informations sur ces destinataires si vous en faites la demande.

Droit à la portabilité des données
Vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous avez fournies à un responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. En outre, vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que le responsable du traitement auquel les données à caractère personnel ont été communiquées y fasse obstacle, lorsque :

  • (1) le traitement est fondé sur le consentement en application de l'article 6, paragraphe 1, point a) RGPD, ou de l'article 9, paragraphe 2, point a) RGPD, ou sur un contrat en application de l'article 6, paragraphe 1, point b) RGPD et
  • (2) le traitement est effectué à l'aide de procédés automatisés.

Lorsque vous exercez ce droit, vous pouvez demander à ce que les données à caractère personnel soient transmises directement d'un responsable du traitement à un autre, lorsque cela est techniquement possible. Ce droit ne porte pas atteinte aux droits et libertés de tiers.

Le droit à la portabilité des données ne s'applique pas au traitement des données à caractère personnel nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement.

Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel vous concernant fondé sur l'article 6, paragraphe 1, point e) ou f) RGPD, y compris un profilage fondé sur ces dispositions.

Lorsque les données à caractère personnel vous concernant sont traitées à des fins de prospection, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel vous concernant à de telles fins de prospection, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection.

Lorsque vous vous opposez au traitement à des fins de prospection, les données à caractère personnel vous concernant ne sont plus traitées à ces fins.

Droit de révocation du consentement au traitement des données

Vous avez le droit de révoquer votre consentement au traitement des données à tout moment. La révocation du consentement n'affecte pas la légalité du traitement effectué sur la base du consentement jusqu'à la révocation.


Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, en particulier dans l'État membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où la violation aurait été commise, si vous considérez que le traitement de données à caractère personnel vous concernant constitue une violation du RGPD.